Sapin 2, Devoir et Obligation de vigilance: comment ça fonctionne?

Contexte

Au regard des obligations qui se resserrent, des lois sur le Devoir de vigilance, Sapin 2, Obligations de vigilance, il convient de s’intéresser au cadre établi par la Loi, aux mesures à respecter, et aux moyens existants pour être dans la conformité.

Ces Lois font suite à un certain nombre de scandales, qui ont pu toucher et condamner les entreprises françaises ces dernières années, Alstom étant la dernière en date.

De par la nouvelle prise en compte de ces considérations, la France, pionnière sur ce terrain, est largement attendue par la société civile et les pays en développement pour donner l’exemple.

Le Devoir de vigilance

Qui est concerné ?

Le devoir de vigilance s’applique aux multinationales, de plus de 5 000 salariés en leur sein et dans leurs filiales françaises, et de plus de 10 000 salariés en leur sein et dans leurs filiales françaises et étrangères. Ce sont ces entreprises qui sont responsables aux deux tiers des exportations françaises, elles représentent près de 150 groupes, soit 0,5% des entreprises françaises.

Loi sapin II

Qui est concerné ?

Sont concernés les groupes de sociétés (pour l’ensemble des filiales françaises ou étrangères) dont la maison mère a son siège social en France, qui enregistrent plus de 500 salariés et présentent un chiffre d’affaires consolidé de plus de 100 millions €.  La Loi Sapin 2 est une obligation au niveau du groupe. Les entités consolidées sont exemptées de cette obligation.

Ainsi, cette Loi Sapin II s’appliquera à environ 1570 groupes, qui emploient 5,3 millions de salariés en France.

Obligation de vigilance

Qui est concerné ?

L’obligation de vigilance est valable pour toute entreprise passant un contrat de sous-traitance pour l’exécution d’un travail, d’une prestation de services ou de l’accomplissement d’un acte de commerce d’un montant minimum de 5 000 € HT (vs 3 000 € TTC auparavant).

Le seuil de 5000€HT/an correspond au montant global de la prestation même si celle-ci fait l’objet de plusieurs paiements ou facturations.

Mise en place du plan de vigilance

Afin de mesurer et maîtriser les risques éthiques, sociaux et environnementaux dans la supply chain internationale, le plan de vigilance doit contenir :

  • une cartographie des risques,
  • des procédures d’évaluation régulière de la situation des filiales, des sous-traitants ou fournisseurs,
  • des actions adaptées d’atténuation des risques ou de prévention des atteintes graves,
  • un mécanisme d’alerte et de recueil des signalements,
  • et enfin un dispositif de suivi des mesures mises en oeuvre et d’évaluation de leur efficacité.

Le plan de vigilance et son compte-rendu doivent être rendus publics et inclus dans le rapport annuel de gestion de la société.

Mise en place de la Loi Sapin II

La loi Sapin 2 prévoit l’obligation d’établir un plan de prévention de la corruption :

  • Un code de conduite intégré au règlement intérieur
  • Un système d’alerte interne
  • Une cartographie des risques, par secteurs d’activités et zones géographiques, prenant la forme d’une documentation régulièrement actualisée et destinée à identifier, analyser et hiérarchiser les risques d’exposition de la personne morale à des sollicitations externes aux fins de corruption
  • Des procédures d’évaluation de la situation des clients ET fournisseurs de premier rang
  • Des procédures de contrôles comptables, internes ou externes, destinées à s’assurer que les livres, registres et comptes ne soient pas utilisés pour masquer des faits de corruption ou de trafic d’influence
  • La mise en place d’une démarche de formation destinée aux cadres et aux personnels les plus exposés aux risques.
  • Un régime disciplinaire de sanction interne en cas de violation du code de conduite.
  • La mise en place de contrôle et d’évaluation interne de l’ensemble des mesures Sapin 2.

Mise en place de la vigilance

Afin de lutter contre les fraudes au détachement de travailleurs et le travail illégal, l’entreprise donneur d’ordre doit, en tant que co-responsable, s’assurer que son sous-traitant respecte bien ses obligations en matière sociale (déclaration d’activité et d’emploi salarié, paiement des cotisations et contributions sociales), à travers les documents suivants :

  • KBIS de moins de 6 mois pour identification de l’entreprise : dénomination sociale, adresse du siège social, liste des établissements concernés avec leur numéro Siret
  • Attestation de Vigilance URSSAF ou équivalent (RSI..) de moins de 6 mois
  • Attestation de non emploi de salariés étrangers de moins de 6 mois

A noter : 

L’attestation de vigilance s’obtient aisément sur le site de l’URSSAF ou celui de net-entreprises.fr.

Par ailleurs, à la vigilance s’ajoute la diligence : le donneur d’ordre doit vérifier la validité et l’authenticité de l’attestation de vigilance URSSAF. Pour cela, un numéro figure sur l’attestation de vigilance délivrée par l’Urssaf : il appartient au donneur d’ordre de le saisir sur le site Internet http://www.urssaf.fr

Bien entendu, cette démarche doit être répétée à chaque fois que le sous-traitant remet les documents obligatoires, donc au moins tous les six mois.

Et lorsque le sous-traitant est établi à l’étranger, il doit fournir un document émanant de l’organisme gérant le régime social obligatoire, mentionnant qu’il est à jour de ses déclarations et du paiement des cotisations dont le donneur d’ordre devra également s’assurer de l’authenticité

Sanctions

Le Conseil Constitutionnel a invalidé les amendes qui étaient prévues sur cette loi.

En revanche, le manquement aux obligations de vigilance engage la responsabilité civile de son auteur. Ainsi, en cas de dommage causé par une défaillance du plan de vigilance, la victime peut demander la réparation du préjudice que l’exécution du plan de vigilance aurait permis d’éviter.

Sanctions

En cas de manquement, l’agence française anti-corruption adressera un avertissement et une injonction d’adapter les procédures de conformité sous 3 ans maximum, sous peine d’une sanction pécuniaire pouvant aller jusqu’à 200.000 euros pour une personne physique et 1 million d’euros pour une personne morale.

Sanctions

En cas de constat d’application insuffisante de l’obligation de vigilance, l’administration se réserve le droit d’appliquer les sanctions suivantes :

Pour les donneurs d’ordres :

  • Poursuites pénales potentielles
  • Solidarité dans le paiement des cotisations de vos sous-traitants
  • Perte des exonérations sociales applicables à vos salariés

Pour les mandataires sociaux :

  • De 45 000 € à 225 000€ d’amendes
  • Interdiction de mandat
  • 3 ans d’emprisonnement

Les prochaines étapes

L’entrée en vigueur de cette Loi n’est pas subordonnée à l’adoption d’un décret en précisant les contours, même si elle ne l’exclut pas. Il est à noter que l’on semble plutôt s’orienter vers un « Traité sur le Devoir de vigilance des multinationales » sur le sujet, un groupe intergouvernemental de travail, mandaté par le Conseil des droits de l’Homme de l’ONU planche déjà dessus.

Les prochaines étapes

Un décret d’application (n°2017-564) a déjà été publié, précisant le fonctionnement du recueil des signalements (alertes). Il n’en est, à priori, pas prévu d’autre.

Les premières entreprises, qui feront l’objet d’un contrôle par l’AFA, de la bonne application de la Loi Sapin 2, ont été désignées.

Les prochaines étapes

Encore trop peu d’entreprises centralisent leurs documents de vigilance aujourd’hui… Il devient essentiel d’expliquer et d’éduquer les fournisseurs afin de les engager à se rendre à jour de leurs obligations de vigilance, facilement accessibles depuis une plateforme dédiée.

Les solutions d'EASYPICS pour vous venir en aide

Pour vous aider à réaliser les cartographies nécessaires pour assurer votre conformité,

l’outil d’EASYPICS vous propose :

qui va vous permettre de maîtriser les partenaires avec lesquels vous travaillez, avec une actualisation régulière de cette cartographie

 

qui viennent enrichir le traitement de base et vous aider à évaluer la situation des clients, fournisseurs de premier rang :

Informations capitalistiques et financières (CA, bilan, capital social, résultat net…)

Disponibilité des informations nécessaires à l’obligation de vigilance (K-Bis, attestation de vigilance, attestation de non emploi de salariés étrangers…) sur notre plateforme, pour chacun de vos fournisseurs

 

Connaissance du chiffre d’affaires et du type d’entreprise : GE, ETI, PME…) pour vous permettre d’identifier les clients et fournisseurs à suivre.

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