Témoignage client UCPA

Collaboration achats – DSI – Finance

« La valeur de la collaboration entre métiers »

Collaboration achats – DSI – Finance « La valeur de la collaboration entre métiers »

"Le collaboratif n’est pas qu’un effet de mode,

nous le vivons."

Emmanuel Faudais - Directeur

Achats & Immobilier

 

 L'Association UCPA

Association à but non lucratif, l’UCPA (l’Union Nationale des Centres sportifs de Plein Air) est agréée entreprise solidaire depuis juillet 2012. Sa gouvernance est bénévole et désintéressée.

Fondée le 5 octobre 1965 sous l’impulsion de Maurice Herzog, secrétaire d’Etat à la Jeunesse et aux Sports du général de Gaulle, elle n’a cessé d’évoluer pour répondre aux aspirations des jeunes.

La mission principale de l’UCPA

Le sport est au coeur de l'expérience UPCA. La pratique sportive proposée fait sortir de chez soi, de ses habitudes, elle permet de s'ouvrir, de rencontrer les autres, et de progresser. Elle contribue à l'autonomie, au lien social, au bien-être et à habiter l'espace de manière responsable.

L’UCPA c'est :

  • Le bon plan vacances sportives pour les jeunes adultes en France
  • Des voyages et des expériences sportives à l’international pour les adultes
  • Tout l’univers des enfants et des adolescents, de 6 à 17 ans, en France et à l’étranger
  • Les loisirs sportifs de proximité pour tous
  • Les formations aux métiers du sport et de l’animation
  • L’accès à la pratique sportive pour tous

Chiffres clés

  • 1261 destinations de stages sportifs en France et 73 pays au total
  • 50 espaces sportifs qui accueillent 3 millions de personnes
  • 1580 jeunes en parcours d'insertion professionnelle
  • 80 activités sportives pratiquées
  • 3420 BAFA et BAFD

Montant des achats du Groupe UCPA : 110 millions d'euros

Collaborateurs filière achats : 4 personnes +40 relais terrain

Nombre total de collaborateurs : 7 843

Tiers fournisseurs : 4 000

Bases comptables traitées : 1 (SAP)

Enjeux

Pour répondre aux exigences d’un environnement en constante mutation, l'UCPA a besoin d'une solution décisionnelle qui l'accompagne :

  • Outil inducteur de changement, de process et d’amélioration de la performance (SI achats), élément de prise de maturité
  • En mode Saas : solution clé en main et « guidante » (pas de spécificités coûteuses et difficilement maintenables dans le temps), l'outil est un levier majeur de structuration de la démarche en vision "Best Practice"
  • Un booster de performance de la fonction achats (par l’analyse, et en gérant les coûts et les risques), dans un contexte déconcentré

Objectifs de la mise en place du partenariat EASYPICS

  • Gain de temps sur l’analyse des data
  • Nettoyage des données comptables
  • Analyse poussée en vision achats

L'expérience UCPA

La DSI est responsable de la bonne conduite du projet, et son savoir-faire en terme de pilotage opérationnel est précieux puisque ce sont ses équipes qui organisent le planning, orientent les intervenants, et s’assurent que le besoin fonctionnel est en cohérence avec la roadmap SI de l’entreprise.

Les achats sont responsables des processus et de leur bon fonctionnement au sein de l’organisation, c’est eux qui gèrent les contenus, et la remontée des impacts au COMEX.

Le succès de la mise en place du projet EASYPICS à l'UCPA repose en grande partie sur une collaboration exemplaire entre les 2 départements et une fluidité de l’information DSI – achats (interne, externe, système d’information).

"Il me semble que le succès réside dans le fait que les départements s’écoutent, cela est essentiel. A ce titre, l’on observe que la valeur au sein des organisations provient, de plus en plus, de l’intelligence croisée entre les métiers et les départements fonctionnels – finalement ce sont les interactions entre les uns et les autres, la compréhension des problématiques des uns par les autres et l’écoute qui permettent d’atteindre une efficacité et une valeur optimale. Le collaboratif n'est pas un effet de mode, nous le vivons."  nous livre Emmanuel Faudais.

Quelle est la valeur ajoutée d’EASYPICS au sein de cette collaboration ?

L’outil EASYPICS s'est rapidement imposé pour nous comme étant le plus approprié au niveau de maturité de notre organisation, capable de répondre aux besoins de nettoyage des données, de restitution de tableaux de bord selon nos problématiques, et de gain de temps pour une analyse affinée.

Ainsi, le choix de la solution a permis au service achats de gagner tant en crédibilité qu’en efficacité au sein de l’organisation, et de franchir une étape de son développement.

L’outil a permis de confirmer les choix stratégiques de l’organisation et d’en accompagner le déploiement.

L'expérience UCPA

Au niveau des contenus, les achats sont le pilote du portefeuille fournisseurs, et très consommateurs de données comptables. 

La finance est propriétaire de la base comptable et reste garante de sa pertinence. 

Les achats comme la finance ont un intérêt commun à la justesse des contenus, niveau auquel ils sont co-décisionnaires.

Quelle est la valeur ajoutée d’EASYPICS sur les contenus pour votre entreprise ?

EASYPICS maîtrise parfaitement ces contenus et là est toute sa valeur ajoutée : le conseil, l’alerte et la préconisation sur mesure sur des cas de données rejetées, ou traitées de façon non cohérente nous concernant par exemple, ou tout autre problématique opérationnelle n'a pas échappé à l’expertise d’EASYPICS.

C'est cette compétence essentielle qui nous garantit une base totalement juste; EASYPICS est d’ailleurs le seul opérateur du marché à proposer une telle précision dans le conseil et le traitement apporté à nos bases.

Quand on achète une solution décisionnelle, on achète :

  • La solution + la qualification juste des données + un conseil métier

EASYPICS ayant été fondé par un ancien acheteur, qui a longtemps exercé pour de grosses structures, cela a permis a l’entreprise de déployer une réelle expertise métier, et de savoir approcher au plus juste nos problématiques et les enjeux métiers : achats ou ventes, d’organisations telles que les nôtres.

« Nous n’avons pas besoin de conseil informatique, nous attendons du conseil métier à travers le prisme de l'outil, car c’est là que se situe la valeur aujourd’hui. » ajoute Emmanuel Faudais.

Les résultats

Au-delà de gains d’efficacité manifeste, voici quelques exemples des résultats qu’EASYPICS nous a permis d’obtenir :

  • Une meilleure visibilité du portefeuille, pour un pilotage plus efficace : 95% sous contrôle
  • Une maîtrise du turn over fournisseurs et visibilité essentielle sur les contrats cadres stratégiques
  • Une optimisation de certaines catégories importantes (comme l’énergie par exemple, dont le travail en profondeur de la famille a permis d'accompagner l'éco labellisation de certains centres)
  • Une capacité à mener rapidement des plans de synergie inter-plateformes
  • Une visibilité de la part des EA-EASAT au sein du portefeuille

« EASYPICS permet d'approfondir la rationalisation de tous nos achats, soit 95% de nos dépenses (catégories A et B). Nous allons également pouvoir utiliser l’outil au niveau local pour optimiser les 5% restants, en consolidant les chiffres des différentes plateformes par région. » Loïc Enselme – Directeur Multi-Site Regroupement - ‎UCPA

Cet outil est un réel succès pour l'association, il nous a accompagné dans nos évolutions et son efficacité est aujourd'hui prouvée.

 

Solution Easypics mise en oeuvre

- Consolidation de 95% de nos dépenses d’achats.

- Traitement et dédoublonnage de 66 bases fournisseurs.

- Au niveau national.

 

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