Gerer ses contrats

Gerer ses contrats efficacement avec une contrathèque

Dans cet article, découvrez en quoi la gestion des contrats est un levier stratégique pour sécuriser vos achats et garantir la conformité réglementaire de vos fournisseurs. Dans un environnement économique exigeant, gerer ses fournisseurs efficacement avec une contrathèque devient essentiel.

Une contrathèque performante permet de centraliser, contrôler et suivre l’ensemble des engagements contractuels tout en assurant le respect des obligations légales et extra financières. Elle favorise également la transparence et l’efficacité des processus achats, en réduisant les risques liés à la non-conformité et en améliorant la collaboration avec les fournisseurs.

La contrathèque : un outil stratégique pour les achats

Un suivi rigoureux des fournisseurs

Une conformité réglementaire rigoureuse : Centralisation des obligations de vigilance, intégration de questionnaires RSE (devoir de vigilance), Sapin 2, suivi des certifications fournisseurs et respect des normes DORA, ou le Digital Operational Resilience Act.
Un contrôle systématique de tous les fournisseurs sous contrat : Vérification automatique des statuts légaux, mise à jour obligations sociales et environnementales.
Une base de données enrichie et sécurisée : Accès instantané aux informations fournisseurs et à l’historique des engagements.
Un suivi dynamique des échéances et obligations : Gestion des alertes pour anticiper les renouvellements et assurer la conformité continue.
Une traçabilité complète : Archivage des contrats, des avenants et des documents légaux associés pour une accessibilité et une conformité maximales.

Un pilotage optimisé des contrats

Grâce à une contrathèque intuitive, vous devez pouvoir répondre en un clic aux questions essentielles :

Où se trouve mon contrat ?
Ce fournisseur est-il conforme aux exigences réglementaires et RSE en vigueur ? Ce fournisseur répond-t-il aux normes DORA ?
Quel est le volume d’achats sous contrat pour ce fournisseur ?
Qui est le responsable du contrat ?
Quelles sont les dernières actions effectuées sur ce contrat ?
Comment consulter les détails et les annexes du contrat ?
Quels risques sont associés à ce fournisseur ?

Gerer ses contrats efficacement avec une contrathèque, c’est répondre aux attentes de plus en plus exigeantes de connaissance des fournisseurs. Un outil performant doit intégrer des tableaux de bord personnalisables offrant une vision consolidée de la conformité des fournisseurs et des risques contractuels. L’analyse des données contractuelles permet également d’optimiser les négociations et d’identifier des opportunités de réduction des coûts.

Des alertes intelligentes pour anticiper les risques et obligations

Gerer ses contrats et alertes

L’automatisation des alertes est un élément clé pour une gestion contractuelle sans faille. Grâce à un suivi des échéances, des obligations légales et des seuils de dépenses, vous garantissez la conformité de vos fournisseurs et maîtrisez vos engagements. Une contrathèque doit offrir ces fonctionnalités sans coûts additionnels et de manière fluide. Des rappels intelligents permettent également d’anticiper les audits de conformité et d’éviter les pénalités liées à des documents expirés ou des obligations non respectées.

Des bénéfices pour l’ensemble de l’écosystème achats

Pour les acheteurs et directions achats :

Accès centralisé et sécurisé en mode SaaS (conforme au règlement DORA)
Suivi en temps réel des contrats, avenants et alertes de reconduction
Vérification systématique de la conformité des fournisseurs (obligations de vigilance, RSE et Sapin 2)
Réduction des risques financiers et juridiques liés aux fournisseurs non conformes
Amélioration de la prise de décision grâce à des tableaux de bord

Pour les fournisseurs :

Accès simplifié aux processus de conformité
Sécurisation des relations commerciales avec des engagements clairs
Amélioration de l’image de marque en prouvant son engagement en matière de conformité

En structurant et digitalisant la gestion des contrats, vous réduisez les risques de non-conformité, améliorez la maîtrise des obligations réglementaires et garantissez des relations fournisseurs transparentes et sécurisées. Adoptez une contrathèque qui assure un suivi rigoureux de la conformité et renforce la fiabilité de votre chaîne d’approvisionnement !

Ecrit par : Aurélie Bosc – Directrice Marketing et Développement EASYPICS

je réserve une démo