UCPA

Une solution adaptable au service des acheteurs

« La valeur au sein des organisations provient de l’intelligence croisée entre les métiers, et les départements fonctionnels. »

Contexte

UCPA

L’UCPA (Union des Centres de Plein Air), association à but non lucratif, gère un volume annuel d’achats de 110 millions d’euros, avec plus de 4 000 fournisseurs et un large portefeuille de dépenses. L’organisation emploie 7 000 collaborateurs, dont 4 personnes dans le service achats, réparties sur 40 relais terrain. Le besoin d’optimiser le pilotage des achats et d’améliorer la gestion des dépenses était devenu crucial pour l’UCPA, afin de renforcer la performance et garantir une utilisation plus stratégique des ressources financières. La complexité croissante des processus achats, notamment la diversité des fournisseurs et des catégories d’achats, nécessitait une solution plus centralisée, transparente et efficace.

Projet

Objectifs initiaux

L’objectif principal de l’UCPA était de mieux comprendre et analyser ses dépenses à travers un outil qui permettrait non seulement de nettoyer et centraliser les données mais aussi de donner une visibilité claire sur les principales problématiques achats. Easypics a été choisi pour plusieurs raisons :

• Nettoyage et structuration des données : L’UCPA avait besoin d’une solution pour nettoyer et rationaliser ses données fournisseurs, souvent dispersées et difficiles à exploiter.
• Tableaux de bord adaptés : L’outil devait permettre de créer des rapports détaillés et des tableaux de bord spécifiques aux enjeux achats de l’organisation, en tenant compte des particularités du secteur associatif.
• Optimisation de l’analyse des dépenses : Avec Easypics, l’UCPA cherchait à améliorer l’efficacité de l’analyse des dépenses, notamment en identifiant les opportunités d’économies et en facilitant le suivi des contrats.

Bénéfices de la solution Easypics

Le choix d’Easypics a été décisif pour l’UCPA, car l’outil a rapidement démontré sa capacité à s’adapter aux spécificités de l’organisation, tout en répondant à ses besoins immédiats et futurs.

• Un outil en phase avec la maturité de l’organisation : Easypics s’est révélé parfaitement approprié à notre niveau de notre maturité organisationnelle. Il répond à nos besoins de nettoyage des données et de restitution de tableaux de bord, avec un gain de temps considérable pour une analyse affinée et plus précise des achats.
• Un conseil métier précieux : Contrairement à d’autres solutions nécessitant un accompagnement informatique complexe, avec Easypics ce n’est pas le cas. De surcroit, on nous propose une approche totalement orientée vers le métier. Or, ce que nous recherchons avant tout, c’est un conseil métier à travers l’outil. C’est ici que réside la véritable valeur de la solution. L’outil a ainsi permis de maximiser la valeur ajoutée du service achats sans nécessiter de développements complexes ou coûteux.

L’adaptabilité de la solution à la culture de l’UCPA et à ses processus internes a facilité l’intégration de l’outil, et a permis à l’organisation de confirmer ses choix stratégiques, tout en accompagnant le déploiement de sa nouvelle organisation achats.

Résultats

Des gains significatifs en efficacité et en contrôle

Les résultats obtenus grâce à l’implémentation d’Easypics ont été à la hauteur des attentes de l’UCPA, avec plusieurs bénéfices notables :

• Contrôle renforcé des dépenses : Avec 95 % des dépenses désormais sous contrôle, l’UCPA bénéficie d’une meilleure visibilité sur ses achats et peut désormais suivre de manière proactive ses dépenses.
• Gestion optimale du portefeuille et des contrats stratégiques : Easypics a permis à l’UCPA de suivre de manière centralisée ses contrats cadres stratégiques, avec une vision complète de son portefeuille fournisseurs. 
• Optimisation des catégories prioritaires : En identifiant les catégories d’achats à fort potentiel d’économies et en simplifiant le processus de sélection des fournisseurs, Easypics a contribué à une gestion plus stratégique des achats. L’UCPA a ainsi pu concentrer ses efforts sur les catégories clés, maximisant ainsi les synergies entre les différentes entités.
• Mise en place de synergies efficaces : Grâce à la centralisation des données et à la visibilité des dépenses, l’UCPA a pu créer des synergies entre les différents services et relais terrain. Cela a permis une approche collaborative et une meilleure gestion des achats à travers l’organisation.

« Easypics s’est rapidement imposé comme l’outil le plus adapté à notre niveau de maturité, capable de répondre à nos besoins spécifiques de nettoyage des données et d’analyse des dépenses. La valeur ajoutée de la solution réside dans proximité avec le métier. » 

Source : Témoignage recueilli par Aurélie Bosc, Directrice Marketing et Développement EASYPICS, auprès d’Emmanuel Faudais, Directeur Achats et Immobilier UCPA.