La conformité fournisseurs ne se résume plus à collecter quelques documents réglementaires. Les directions Achats doivent aujourd’hui être capables de suivre la conformité de leur portefeuille fournisseurs, mesurer les engagements RSE et carbone de leur chaîne de valeur et piloter efficacement l’onboarding de leurs partenaires commerciaux.
Pour faciliter ce pilotage, EASYPICS enrichit sa plateforme avec :
🍃 "un nouveau module dédié à la Conformité & RSE " 🍃
L’objectif : permettre aux directions Achats, RSE, Juridiques et Conformité de disposer d’une vision immédiatement exploitable de la performance RSE de leur portefeuille fournisseurs.
En outre, au lieu de regrouper ces informations au sein des tableaux de bord historiques principalement consacrés à l’analyse de la dépense, EASYPICS les organise désormais autour de 3 tableaux de bord spécialisés :
- Conformité fournisseurs
- RSE & bilan carbone
- Onboarding fournisseurs
Chaque tableau de bord répond ainsi à un objectif métier précis.
1. Tableau de bord sur la conformité
L'objectif : mesurer et piloter la conformité du portefeuille fournisseurs
Quels fournisseurs sont conformes ? Quels documents manquent ? Quels fournisseurs doivent être relancés ? Quel est le niveau de couverture de la conformité à l’échelle d’un groupe ?
Le nouveau tableau de bord Conformité EASYPICS permet de répondre rapidement à ces questions.
Qu'est-ce que la conformité fournisseurs ?
La conformité fournisseurs consiste notamment à collecter, contrôler, centraliser et maintenir à jour les documents et informations nécessaires au respect des obligations réglementaires et des règles internes de l’entreprise.
Cela concerne notamment les obligations de vigilance, les mesures liées à la prévention de la corruption dans le cadre de la loi Sapin 2, mais aussi les documents spécifiques demandés par chaque organisation.
Pour exemple : en matière d’obligation de vigilance, le donneur d’ordre doit demander une attestation de vigilance pour tous les contrats d’un montant > 5 000 € HT, puis renouveler cette vérification tous les six mois jusqu’à la fin de l’exécution du contrat.
Pourquoi piloter la conformité fournisseurs ?
Disposer des documents ne suffit pas. Une entreprise doit pouvoir savoir rapidement :
- quels fournisseurs sont concernés par une obligation
- quels documents ont été collectés
- lesquels sont manquants ou doivent être renouvelés
- quelles actions restent à mener
- comment le niveau de conformité évolue dans le temps.
Cette visibilité permet à la fois de réduire les risques réglementaires, de faciliter la préparation aux contrôles et de limiter les opérations manuelles de recherche et de consolidation des informations.
Quelles informations trouver dans le tableau de bord Conformité ?
Disposer des documents ne suffit pas. Une entreprise doit pouvoir savoir rapidement :
- quels fournisseurs sont concernés par une obligation
- quels documents ont été collectés
- lesquels sont manquants ou doivent être renouvelés
- quelles actions restent à mener
- comment le niveau de conformité évolue dans le temps.
Cette visibilité permet à la fois de réduire les risques réglementaires, de faciliter la préparation aux contrôles et de limiter les opérations manuelles de recherche et de consolidation des informations.
La valeur ajoutée de ce tableau de bord pour nos acheteurs
👉Ce tableau de bord permet de transformer des données réglementaires dispersées en indicateurs de pilotage de la conformité fournisseurs.
La direction Achats peut ainsi identifier immédiatement les fournisseurs nécessitant une action et suivre l'évolution de la conformité de son portefeuille dans le temps.
2. Tableau de bord RSE & Bilan carbone
L'objectif : mesure le niveau des fournisseurs pour les intégrer à votre stratégie RSE et bas carbone
Une stratégie RSE ou de décarbonation ne peut plus être pilotée uniquement à l'échelle de l'entreprise.
Les fournisseurs constituent une partie essentielle de la chaîne de valeur et doivent progressivement être intégrés à la mesure des performances environnementales, sociales et éthiques.
Le tableau de bord RSE & Bilan Carbone EASYPICS a donc deux objectifs :
- accompagner l'entreprise dans le pilotage de sa stratégie bas carbone ;
- mesurer et suivre les efforts de durabilité de ses partenaires commerciaux.
Qu'est-ce que la RSE ?
La Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) désigne l'intégration des enjeux environnementaux, sociaux, éthiques et économiques dans l'activité et les relations de l'entreprise avec ses différentes parties prenantes.
Appliquée aux Achats, elle consiste notamment à mieux connaître et évaluer les pratiques des fournisseurs afin d'intégrer des critères extra-financiers dans les décisions.
Qu'est-ce qu'un bilan carbone ?
Le bilan carbone permet de mesurer les émissions de gaz à effet de serre générées directement et indirectement par une organisation.
Il constitue une étape fondamentale d'une stratégie de décarbonation : avant de réduire ses émissions, l'entreprise doit pouvoir identifier leur origine et mesurer leur évolution.
Pour les directions Achats, le Scope 3 est particulièrement stratégique puisqu'il intègre notamment les émissions indirectes liées à la chaîne de valeur.
Pourquoi suivre les performances carbone et RSE des fournisseurs ?
Parce qu'une partie importante de l'empreinte environnementale et des risques extra-financiers d'une entreprise se situe en dehors de ses propres murs.
Connaître les engagements et les progrès de ses fournisseurs permet notamment de :
- mieux mesurer l'empreinte de sa chaîne de valeur
- identifier les partenaires les plus avancés ou les plus exposés
- alimenter les démarches de reporting de durabilité lorsque l'entreprise y est soumise
- réduire les risques environnementaux, sociaux, éthiques et réputationnels
- intégrer progressivement des critères RSE aux décisions d'achats
- anticiper les conséquences économiques de la transition bas carbone
- sécuriser à plus long terme les approvisionnements.
Le reporting européen de durabilité continue par ailleurs d'accorder une place importante aux informations permettant d'apprécier les impacts, risques et opportunités liés aux enjeux environnementaux, sociaux et de gouvernance.
Quelles informations trouver dans le tableau de bord RSE & bilan carbone ?
Le tableau de bord permet de centraliser, fournisseur par fournisseur, des informations telles que :
- les émissions totales du bilan carbone ou la note RSE globale
- le taux d'incertitude
- les facteurs d'émission utilisés
- la source des informations : ADEME, B-Reputation ou autres sources disponibles
- l'année de réalisation du bilan carbone
- les informations relatives au Scope 3
- la répartition issue du BEGES.
L'objectif est de conserver non seulement une donnée carbone, mais également suffisamment d'informations pour comprendre son origine, sa qualité et son actualité.
La valeur ajoutée de ce tableau de bord pour nos acheteurs
👉Avec ce nouveau tableau de bord, les données RSE et carbone ne sont plus de simples informations complémentaires associées à un fournisseur.
Les données RSE et carbone deviennent de vrais indicateurs de pilotage de la performance et des risques fournisseurs.
EASYPICS permet ainsi de rapprocher progressivement trois dimensions essentielles : dépenses, risques et performance extra-financière.
3. Tableau de bord "on boarding"
L'objectif : savoir précisément où en est chaque fournisseur
Collecter des informations auprès de centaines ou de milliers de fournisseurs peut rapidement devenir complexe.
Qui a été contacté ? Qui a répondu ? Quels documents sont encore manquants ? Quelle vague d'onboarding est terminée ? Quels fournisseurs doivent être relancés ?
Le tableau de bord Onboarding EASYPICS permet de suivre ces démarches au même endroit.
Qu'est-ce qu'un on boarding ?
L'onboarding fournisseur désigne le processus permettant de collecter les informations et documents d'un fournisseur du référentiel de l'entreprise. Ces éléments sont nécessaires à la relation commerciale, et à la conformité légale.
L'onboarding devient ainsi un véritable processus de mise en conformité active du portefeuille fournisseurs, en embarquant sur les différents dispositifs légaux : Vigilance → Sapin 2 → documents spécifiques → RSE → bilan carbone.
Pourquoi structurer l'on boarding ?
Plus le nombre de fournisseurs augmente, plus les démarches deviennent difficiles à suivre avec des fichiers Excel, des échanges d'e-mails et des documents répartis entre plusieurs outils.
Structurer l'onboarding permet de :
- définir les fournisseurs prioritaires
- organiser les campagnes par vagues et les relances
- attribuer les responsabilités
- suivre les réponses et les documents collectés
- conserver une traçabilité des actions réalisées
- renouveler régulièrement les démarches lorsque cela est nécessaire.
Quels indicateurs trouver dans le tableau de bord Onboarding ?
EASYPICS centralise notamment :
- le nombre de fournisseurs intégrés au processus d'onboarding
- le nombre d'abonnements actifs
- l'acheteur responsable de chaque onboarding
- les commentaires et informations de suivi
- l'accès aux informations et documents spécifiques centralisés via B-Reputation
- le taux de complétude des documents de vigilance
- le taux de complétude des documents communs et spécifiques
- les émissions du bilan carbone
- les notes RSE
- la vague ou l'année d'onboarding
- le suivi des demandes d'intervention
- les différents statuts du processus
- les renouvellements d'abonnement
- les commentaires renseignés par les équipes chargées du suivi.
La valeur ajoutée de ce tableau de bord pour nos acheteurs
👉Avec ce nouveau tableau de bord, le reporting devient simple. Tous les collaborateurs disposent du même niveau d'information et peuvent identifier immédiatement les actions restant à mener.
L'entreprise passe ainsi d'une logique de collecte ponctuelle à un processus structuré, mesurable et traçable de gestion de la conformité fournisseurs.
4. De l'analyse de la dépense.. au pilotage du risque global fournisseur
En résumé
La fonction Achats doit aujourd'hui croiser des informations de plus en plus nombreuses : dépenses, contrats, données financières, solvabilité, conformité réglementaire, RSE, carbone ou encore évaluations fournisseurs.
L'enjeu n'est donc plus simplement de disposer de ces informations.
Il faut pouvoir les consolider, les mettre à jour et les transformer en indicateurs directement exploitables.
C'est précisément la logique de la plateforme EASYPICS : offrir aux directions Achats une vision à 360° de leurs fournisseurs, de la dépense jusqu'aux risques financiers et extra-financiers.
Avec le nouveau module Conformité & RSE, cette approche franchit une nouvelle étape : la conformité, la durabilité et l'onboarding fournisseurs disposent désormais de leurs propres espaces de pilotage.