Check list express
- Identifier les obligations applicables
- Choisir et activer une plateforme agréé
- Vérifier votre référencement dans l'annuaire
- Fiabiliser votre référentiel fournisseurs
- Cartographier ses flux (e-reporting)
- Vérifier la compatibilité des formats
- Vérifier les données obligatoires sur les factures
- Rapprochement commande - réception - facture
- Anomalies et rejets
- Transformer la facture électronique en opportunité de pilotage achats
Depuis le 1er septembre 2026, la réforme de la facturation électronique est entrée en vigueur en France. Toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent désormais être capables de recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et ETI doivent également les émettre sous format électronique et respecter leurs obligations de e-reporting.
Pour les directions Achats, cette échéance ne constitue pas seulement un sujet comptable : elle impose de fiabiliser les données fournisseurs, les processus et les outils. Voici les 10 points à vérifier pour sécuriser votre mise en conformité.
1. Identifier les obligations applicables
Premier réflexe : distinguer réception, émission et e-reporting.
Rappel du calendrier
👉 Entrée en vigueur à la rentrée :
- 1er septembre 2026 :
- réception obligatoire pour toutes les entreprises
- émission obligatoire pour les grandes entreprises et ETI
- Les grandes entreprises et ETI sont également concernées par la transmission à l'administration des données entrant dans le périmètre du e-reporting.
- 1er septembre 2027 :
- Les PME, TPE et micro-entreprises devront à leur tour émettre leurs factures électroniques et assurer leur e-reporting.
Pour rappel : calendrier détaillé et les obligations réglementaires, consultez le guide officiel du ministère de l'Économie : Tout savoir sur la facturation électronique pour les entreprises.
2. Choisir et activer une plateforme agréée
Depuis le 1er septembre 2026, une entreprise ne peut plus considérer l'envoi d'un simple PDF par e-mail comme le processus réglementaire de facturation électronique.
Les factures concernées par la réforme doivent transiter par une plateforme agréée, directement ou via une solution compatible connectée à celle-ci.
La plateforme assure notamment :
- l'émission et la réception des factures ;
- leur transmission entre fournisseur et client ;
- l'extraction des données nécessaires ;
- la transmission des données requises à l'administration fiscale ;
- la gestion de certains statuts du cycle de vie de la facture.
3. Vérifier votre référencement dans l'annuaire
L'annuaire de la facturation électronique permet d'identifier les entreprises concernées par la réforme, leur plateforme de réception et leurs adresses électroniques de facturation.
Cette étape est essentielle : une mauvaise configuration peut empêcher un fournisseur d'acheminer correctement sa facture. Les adresses de facturation doivent être correctement renseignées pour fluidifier les processus.
4. Contrôler votre référentiel fournisseurs (qualité des données)
C'est probablement l'un des sujets sur lesquels la fonction Achats a le plus fort rôle à jouer.
La facturation électronique repose sur des données structurées. Une base fournisseurs comportant des doublons, des SIREN/SIRET erronés, des sociétés radiées ou de mauvaises coordonnées peut générer des rejets et compliquer le rapprochement entre commandes, fournisseurs et factures.
La réforme constitue donc une excellente occasion de procéder à un nettoyage et un enrichissement du référentiel fournisseurs.
Pour chaque fournisseur, vérifiez notamment :
- SIREN / SIRET
- raison sociale
- statut de l'entreprise
- adresse
- numéro de TVA intracommunautaire
- coordonnées de facturation
- rattachement éventuel à un groupe
- plateforme ou circuit de facturation associé.
✓ Indicateurs à suivre : taux de fournisseurs correctement identifiés et taux de données légales à jour.
5. Cartographier ses flux (e-reporting)
Toutes les factures ne suivent pas nécessairement le même circuit.
La cartographie complète des flux permet notamment d'identifier ceux qui sont encore traités manuellement, les factures sans commande, les fournisseurs étrangers et les opérations qui relèvent du e-reporting.
Pour les Achats, c'est aussi l'occasion de repérer les processus générateurs de coûts ou de délais.
✓ Obligatoire au 1er septembre : 100 % des principaux flux de facturation identifiés et documentés.
6. Vérifier que les formats de factures sont compatibles
Une facture électronique au sens de la réforme n'est pas simplement une facture PDF envoyée par e-mail.
Elle doit respecter un format électronique normé permettant notamment l'exploitation automatique de données structurées.
Les formats prévus comprennent notamment UBL, CII et les formats mixtes combinant données structurées et représentation lisible, comme Factur-X.
Cette standardisation facilite ensuite l'automatisation du traitement des factures et leur rapprochement avec les commandes.
✓ À vérifier : compatibilité des logiciels de facturation, ERP, outils comptables et solutions achats avec les formats attendus.
7. Vérifier les nouvelles données obligatoires sur les factures
La réforme introduit également de nouvelles informations à intégrer dans les factures.
4 mentions supplémentaires sont notamment prévues :
- numéro SIREN du client
- adresse de livraison, lorsqu'elle diffère de l'adresse de facturation
- nature de l'opération : livraison de biens, prestation de services ou combinaison
- mention « Option pour le paiement de la taxe d'après les débits », lorsque l'entreprise a opté pour ce régime.
Ces données doivent donc être correctement disponibles et renseignées dans les systèmes d'information.
Point de vigilance : disponibilité des fonctions nécessaires à la génération de factures conformes.
8. Rapprochement commande – réception – facture
La facturation électronique devient intéressante lorsqu'elle ne se limite pas à remplacer un PDF par un flux numérique, mais plutôt qu'elle va vers l'automatisation :
commande → réception → facture → contrôle → paiement.
La fonction Achats doit donc valider avec le SI le rapprochement systématique entre les différents flux des éléments suivants :
- fournisseur (raison sociale)
- numéro de commande
- lignes de commande
- montants
- réception
- facture.
L'objectif est de limiter les écarts, les doubles paiements, les factures sans commande et les interventions manuelles.
✓ À suivre : taux de rapprochement automatique et causes principales des exceptions.
9. Gestion des anomalies et rejets
Une facture électronique possède désormais un véritable cycle de vie.
L'entreprise doit être capable de traiter les situations dans lesquelles une facture est rejetée, refusée ou nécessite une correction.
Il faut donc déterminer : Qui reçoit l'alerte ? Qui analyse l'erreur ? Qui contacte le fournisseur ? Qui corrige la donnée ? Dans quel délai ?
Les Achats, la Finance, la Comptabilité et la DSI doivent disposer d'un processus partagé.
Un tableau de bord peut suivre, par exemple :
| KPI | Objectif de pilotage |
|---|---|
| Taux de factures rejetées | Identifier les anomalies |
| Taux de factures sans commande | Améliorer la conformité achats |
| Taux de rapprochement automatique | Mesurer l'automatisation |
| Délai moyen de traitement | Identifier les blocages |
| Nombre de fournisseurs avec données incomplètes | Fiabiliser le référentiel |
10. Transformer la facture électronique en opportunité de pilotage Achats
La réforme ne doit pas être considérée uniquement comme une contrainte réglementaire. La généralisation de données de facturation structurées peut améliorer considérablement la connaissance de la dépense.
Pour une direction Achats, cela permet notamment de mieux :
- consolider les dépenses
- identifier les fournisseurs
- détecter les doublons
- rapprocher les factures des commandes
- analyser les dépenses par fournisseur ou catégorie
- identifier les dépenses hors contrat ou hors processus
- suivre les délais de paiement
- alimenter les analyses de Spend Analysis.
La qualité du référentiel fournisseurs devient donc un élément central de la performance du processus global.
✓ À ANTICIPER : capacité à exploiter les nouvelles données de facturation dans les tableaux de bord et analyses Achats.
Ce qu'il faut retenir
1️⃣ La facture électronique ne sert pas uniquement à répondre à une obligation réglementaire.
2️⃣ Elle constitue une nouvelle source de données achats.
3️⃣ Exploitée correctement, fonctionnement des processus anticipés, elle permet d'améliorer nettement le pilotage des dépenses.
4️⃣ Les directions achats peuvent identifier davantage d'économies et mieux piloter le risque de leurs fournisseurs.
5️⃣ Le rôle d'une plateforme comme EASYPICS est de transformer ces données en indicateurs décisionnels.
En résumé : Pour les directions achats, la facture électronique est source de performances nouvelles et synonyme de fluidité pour améliorer l'analyse des dépenses, le pilotage des fournisseurs, la conformité et la performance globale des achats.