Obligations de vigilance : quelle méthodologie ?

Impliquer les 2 côtés dans un partenariat « gagnant gagnant ».

Obligations de vigilance : le contexte

La problématique des obligations de vigilance

Pour tout contrat > 5K€, la loi exige des donneurs d’ordres qu’ils détiennent pour chacun de leurs fournisseurs : K-Bis, attestation de vigilance URSSAF, liste des travailleurs étrangers.

Ces documents doivent être facilement accessibles, stockés pendant 5 ans, et mis à jour tous les 6 mois.

80% de documents de vigilance à jour : comment y arriver ?

Etape 1 : Une base à jour pour contacter les fournisseurs

Avoir une base fournisseurs propre est un pré requis pour identifier les entreprise de votre portefeuille soumises à l’obligation de vigilance. Cette étape est souvent bâclée, or elle est essentielle pour assurer le succès d’une campagne d’adhésion aux obligations de vigilance.

La proposition unique d’EASYPICS

Construction d’un référentiel central

Le métier d’Easypics : récupérer, nettoyer, dédoublonner les datas et bases internes clients et fournisseurs, pour vous restituer une base « propre ». 

Grâce à la constitution d’un référentiel global, qui rassemble les dépenses des différentes entités de l’entreprise auprès de leurs fournisseurs ,nous centralisons aussi les coordonnées de vos fournisseurs, et notamment celles de ceux soumis aux lois sur les obligations de vigilance.

Une fois cette étape de normalisation effectuée, et les fournisseurs concernés par les obligations de vigilance identifiés, nous les invitons sur notre plateforme. Nous organisons ensuite pour vous le dépôt et la mise à jour régulière des documents demandés par la loi : K-Bis, attestation de vigilance URSSAF, liste des travailleurs étrangers.

Etape 2 :  Contact direct et implication

La plupart des acteurs du marché choisissent de relancer les fournisseurs avec des emails automatisés, moyen simple et rapide, mais déshumanisés, atterrissant le plus souvent dans les SPAM, ou sur des adresses emails n’étant plus actives. Force est de constater que cette méthode ne fonctionne pas.

A contrario, le soin apporté par nos équipes à la relation fournisseurs et la proximité humaine sont les clés de notre complétude.

La proposition humaine d’EASYPICS

Une proximité client – fournisseurs

• La confiance que nos clients donneurs d’ordres nous accordent, nous permet une approche plus saine de leurs fournisseurs, basée sur la relation long terme et la collaboration.
• De surcroit, l’intervention de vrais humains, qui fait partie de l’ADN d’EASYPICS, avec les personnes habilitées chez vos fournisseurs à remonter et mettre à jour ces documents permet de crédibiliser notre propre approche.
• Pour vos fournisseurs, mettre en avant leur conformité aux obligations de vigilance se transforme ainsi en avantage, renforçant leur position vis-à-vis d’autres donneurs d’ordres.

Et aussi.. : un constat d’offre incomplète sur le marché

Les acteurs du marché sont souvent spécialisés :

• dans la conformité légale (obligations de vigilance),
• dans la responsabilité sociétale des entreprises (bilan carbone, questionnaires RSE),
• ou encore dans l’information de manière globale (personnes politiquement exposées, bilans financiers etc).

La proposition complète d’EASYPICS

Une garantie pour une conformité totale

 L’idée est de vous proposer de retrouver toutes vos informations extra financières en une seule et même plateforme.

• Vous êtes couvert en cas de contrôle : sur lesobligations de vigilance  : K-bis, attestation URSSAF, liste des travailleurs étrangers.
• Vous complétez votre bilan carbone, selon la méthode officiellement reconnue de l’ABC (Association pour la Transition Bas Carbone), avec la remontée facile des éléments du scope 3.
• Vous prévenez le risque de corruption pour répondre aux exigeances de la Loi Sapin 2.

A ce titre, en effet, nous sommes en mesure de vous accompagner avec :

• La remontée des obligations de vigilance dans les tableaux de bord EASYPICS
• La réalisation de votre bilan carbone, scope 3 compris (car nous avons les éléments de vos fournisseurs, ou la possiblité de réaliser leur propre bilan carbone également)
• Un questionnaire sur les mesures RSE en place au sein de l’entreprise.
• Un questionnaire sur les mesures de lutte contre la corruption (Sapin 2) .

Vos fournisseurs peuvent alors mettre en avant auprès de leur conformité face à leur portefeuille clients et dans le cadre d’appels d’offres.

En complément, chaque fournisseur adhérent bénéficiera également d’un accès à notre base des 12 millions d’entreprises françaises. Autant de potentiels prospects à qui proposer leurs services, en conformité légale, environnementale et éthique.